ORÇAMENTO- Como Criar, parte 02


COMO ESTRUTURAR UM ORÇAMENTO?

 orçamento

Começa-se elaborando uma estrutura orçamentária preliminar, uma listagem dos *dispêndios . Essa listagem é feita a partir da lista de atividades e dos planos de utilização de recursos. Essa Estrutura não precisa ser exata, mas dever exaustiva. Ela será modificada várias vezes ao longo da configuração e de suas revisões. Desse nosso Primeiro orçamento devem constar os itens expostos no quadro abaixo:

Insumos e recursos Valor unitário Valor agregado

(valor unitário x quantidade

Totais

 

 

…………………      
Despesas com taxas, impostos, emolumentos ,etc.      
,…………….      
Receitas diretas( auferidas com prodtos e serviços)      
………………..      
Outras fontes (verbas, doações, cessões,etc.)      
…………………      
total      

 

Deficits municipaisFeita primeira listagem consultam-se os orçamentos de outros projetos, o plano de contas das organizações    com as quais o projeto se relaciona  e as sugestões e exigências de financiadores/patrocinadores. Isto implicará uma reordenação da listagem inicial. É importante que o nível de detalhamento seja suficiente para atender aos requisitos dessas instituições. No entanto, não é necessário nessa etapa tentar “encaixar” o orçamento. Isso será eito depois, quando se examinar a questão das conversões . Vale lembrar que todos projeto tem uma lógica de custos própria. Tentativas de ajustamento forçado geram imprecisão e falta de rigor. Uma sugestão:  se Estiver utilizando um software, informe-se sobre quais os procedimentos básicos e como o software atribui os custos de acordo com o recurso a ser utilizado, principalmente qual o critério de rateio (distribuição) dos custos.  A quase totalidade dos softwares tem mecanismos específicos  de atribuição de custos a partir da descrição das atividades. Assim, as entradas de recursos devem ser feitas assinalando-se os itens orçamentários correspondentes.

PERFIL ORÇAMENTÁRIO

Feitas as correções na estimativa orçamentária inicial, ajusta-se o orçamento às condições do meio em que o projeto. O perfil orçamentário varia muito de setor par setor e de projeto para projeto. Para alguns setores como o da construção civil, que rege os projetos culturais envolvidos com reformas, restaurações, adaptações etc. Os itens orçamentários de cistos são padronizados e fornecidos por publicações periódicas especializadas. Para outros, a estrutura orçamentária deve se construída a partir do zero. Por outro lado, para alguns projetos , o orçamento não precisa ser mais do que a receitas. Para outros, como no caso de projetos de obtenção de financiamento privados, irá exigir maior detalhadamenteo  e cálculos complexos envolvendo itens como expectativa inflacionária, flutuações de mercado etc.

O quadro abaixo apresenta um exemplo de estrutura orçamentária, com os itens mais requentes em projetos simples.

EXEMPLO DE ESTRUTURA ORÇAMENTÁRIA

Item

Sub item

Valor unitário

Valor agregado

Tolerância e flutuações

 

 

 

 

 

 

 

 

Mão de obra

Pessoal envolvido diretamente na produção.

Discriminar pessoal do projeto

 

 

 

Pessoal contratado

 

 

 

Pessoal cedido

 

 

 

Total

 

 

 

Apoio à produção, como manutenção,controle  de qualidade.

 

 

 

Pessoal contratado

 

 

 

Pessoal cedido

 

 

 

Total

 

 

 

Administração, serviço e vendas

 

 

 

Pessoal contratado

 

 

 

Pessoal cedido

 

 

 

 

Total

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Recursos

Patrimoniais

Alugueis e arrendamentos

 

 

 

Custo de reposição e reparos por desgaste e as absolêscência

 

 

 

Equipamentos

 

 

 

Alugueis e arrendamentos

 

 

 

Custos de reposição do ativo fixo renovável devido a depreciações, esgotamento e absolescência

 

 

 

 

 

 

Insumos

Matérias primas

 

 

 

Insumos essciais: energia e combustíveis , água etc.

 

 

 

Material de consumo

 

 

 

Materiais complementares como embalagens

 

 

 

Sobressalentes

 

 

 

Armazemnagem

 

 

 

Custos referentes a perdas por desgaste e quebra

 

 

 

 

 

 

 

Transporte

Incluir e especificar os gastos com fretes de matérias-primas, material de consumo, produtos acabados etc.

 

 

 

Manuntenção

Outros materiais que não as matérias-primas propriamente ditas, como peças de reposição, matéria prima

 

 

 

Despesas gerais de administração

Alugueis e arrendamentos

 

 

 

Viagens e diárias

 

 

 

Material de escritório

 

 

 

Comercialização  (venda e propaganda)

 

 

 

Outas despesas

Seguros

 

 

 

Impostos e taxas

 

 

 

Seguros e taxas

 

 

 

Juros

 

 

 

Depreciações (fisica e econômica)

 

 

 

 

 

 

 

Reservas e imprevistos

 

 

 

 

Taxas e emolumentos

 

 

 

 

Impostos

 

 

 

 

 

Total das despesas

 

 

 

 

Receitas de vendas

Margem bruta de lucro

 

 

 

Receitas não- operacionais

Verbas governamentais etc.

 

 

 

 

Ganhos de capital (receitas decorrentes de investimentos)

 

 

 

Total

 

 

 

 

 

 

LANÇAMENTO

Moldada a estrutura orçamentária, transferimos os dados à estimativa orçamentária inicial, laçando os custos unitários. Uma sugestão: se estiver utilizando-se de software, certifique-se de que as tarefas que cada recurso realizará, estejam detalhadas e homogeneizadas (tenham a mesma nomenclatura ) bem como distribuídas corrtamente nas atividades do projeto. Embora tal procedimento seja trabalhoso e demorado, garante uma estimativa de custos mais acurada e realista. Uma das mais frequentes causas de equívocos na alocação  de custos está relacionada a imprecisões quanto a tarefa a ser executada.

Para cada item lançado estabelece-se uma estimativa de erro para os valores agregados. Esse erro compreende as margens de tolerância e as imprecisões naturais quando se lida com preços de mercado, por exemplo. Dê  o valor e o percentual (margem de erro esperada, para mais e para menos)

 

 

FONTES DE INFORMAÇÃO

Como se viu ,as  fontes de informação sobre custos cariam de acorso com o item, o setor do projeto,etc. Os recursos mais utilizados  na obtenção de informações sobre custos são:

a)     A referência a projetos similares , consideradas as diferenças de circunstância, como as tecnologias  introduzidas na área de atuação do projeto e o tempo e o tempo decorrido desde a fonte da informação esteve operacional;

b)    Publicações setoriais e revistas especializadas em índices de preços. A atenção especial  deve ser dada a formula de caçulo das informações e à nomenclatura utilizada. São raras as bases de cálculo e a nomenclaturas que obedecem a padrões universais;

c)     Fornecedores de insumos e recursos. Atenção especial deve ser dada,também, às diferentes especificações técnicas e à busca por produtos substitutos;

d)    Publicações oficiais, principalmente no que se refere a tarifas, tributos, salários mínimos ou são regulados pelo governo; empresas especializadas no levantamento de informações sobre preços e condições.

 

ORÇANDO OS DISPÊNDIOS COM RECURSOS HUMANOS

O plano de provisão de recursos Humanos é a principal fonte do orçamento de mão de obra. O balanço de capacitação (relação entre recursos qualificados e não qualificados ) varia segundo o tipo de projeto. O mesmo acontece com a estrutura hierárquica(organograma ). No entanto, pode-se admitir como regra geral a recomendação de se buscar a redução ao mínimo dos recursos humanos envolvidos no projeto. As razões para isso:

a)     O caráter efêmero de todo projeto e os consequentes custos de contratação e de demissão de pessoal decorrentes dos sistemas de proteção social,       eu por deficiência da legislação, penalizam o trabalho temporário e gravam excessivamente tanto o contratante quanto o contratado, onerando desproporcionalmente empreendimentos transitórios;

b)    A característica de recursos Humanos. Daí os requisitos de polivalência (capacidade de atuação em vários níveis) e de politécnica ( a preparação em múltiplos campos) dos recursos Humanos envolvidos em projetos. Qualidades que implicam,  naturalmente, no número de pessoas;

c)     A demonstração prática da disfuncionalidade do “inchaço” das organizações e a consequente aplicação (às vezes equivocada e quase sempre exagerada, é verdade ) de técnicas de redução de pessoal (downzing)

Nos lançamentos relativos ao dispêndio com recursos Humanos deve-se incluir o custo completo de mão de obra, inclusive os referentes aos custos das obrigações sociais, rateio de férias, 13º salário, horas extras,etc.  Os encargos sociais  devem ser separados e discriminados o mais detalhadamente possível.O mesmo vale para todos os item que compõem  o orçamento da mão-de-obra. As conquistas sociais, refletidas na legislação trabalhista.criaram esquemas extremamente diferenciados de impostos, taxas, direitos ,etc. de forma que o cálculo dessas despesas,  tomando-se como base os agregados,  tende a ser tanto quanto impreciso quanto for o número de níveis  e de pessoas envolvidas no projeto.

Na formulação do orçamento, deve separar os componentes da mão-de-obra de acordo com  a natureza do custo em que se enquadram. Em geral,e  a mão-de-obra direta (diretamente envolvida com a produção) corresponde a custos fixos de mão-de-obra indireta (administração, serviços), a custos variáveis . Para  alguns tipos de projetos, mais intensivos em mão-de-obra ou em alta tecnologia , por exemplo , será conveniente indicar custos semifixos (caso do pessoal com apoiio à produção e , às vezes, com comercialização e vendas)

 

ORÇANDO OS DISPÊNDIOS COM MATÉRIAS-PRIMAS E OUTROS BENS

No que se refere à matéria-prima, deve-se lançar o custo dos matérias básicos, em estado bruto ou semi acabado, que serão utilizados no projeto.

Considera-se todos os custos de aquisição, assinalando a origem. Em se tratando de bens importados, esclarece-se  se o preço e FOB (free board) , isto é, sem inclusão de custos de frete, ou CIF (cost insurance freght) , “custos seguro frete “ isto é, inclui custos de seguros e frete, e as taxas de câmbio empregadas, custos de transbordo,etc.

 

Somes os itens unitários obtidos e se, necessário acrescente comentários. No caso de projetos de alta complexidade, alguns aplicativos podem ser utilizados acoplados aos aplicativos. Esses aplicativos disponibilizam informações e ferramentas que possibilitam o aumento da capacidade e do refinamento da estimativa de custos.

 

CONVERTENDO O ORÇAMENTO

Algumas vezes será necessário converter o orçamento par aos padrões  requeridos por outras instituições. Essas conversões serão imperativas na maioria dos projetos que se destina a atender a ;

a)    Requisitos de estruturas orçamentárias de organizações já estabelecidas, geralmente a organização  matriz do projeto;

b)   Preenchimento de formulários de instituições financiadoras/patrocinadoras;

c)    Especificidades de planos de contas ( contabilidade ) dessas organizações. Mas atenção: as conversões não dispensam, não substituem e não antecedem a tarefa de orçar o projeto com sua lógica interna.contabilidade1

 

 

*Significado de Dispêndio: Gasto, consumo; despesa: dispêndio de dinheiro.Desgaste, perda; consumo: dispêndio de energia.

*Significado de absolescência: Estado do que se vai tornando obsoleto. Desclassificação tecnológica do material industrial, provocada pelo aparecimento de material mais moderno, melhor adaptado.
Biologia. Fim de um processo fisiológico; redução gradativa e desaparecimento final.

 

Bibliografia

Thiry-Cherques,Hermano. Projetos Culturais, técnicas de Modelagem,edição 2009, FGV Editora.  

 

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